Notulen van de algemene ledenvergadering van AZSV, gehouden op maandag 9 januari 2017 om 20.00 uur in de AZSV-kantine op Sportpark Villekamp.

november 11, 2017
  1. Opening door de secretaris

Secretaris Karin Harmsen opent de vergadering waarbij zij de 75 aanwezige leden van harte welkom heet,  8 leden hebben zich afgemeld.

  1. Notulen Algemene ledenvergadering 15-12-2015

De notulen worden akkoord bevonden, met dank aan Anke Wevers.

  1. Jaarverslag 2015/2016

Het jaarverslag wordt middels een Powerpoint-presentatie gepresenteerd door secretaris Karin Harmsen. Karin meldt o.a. het volgende:

  • Het aantal leden is nagenoeg gelijk gebleven nl. 1278 (waarvan 901 spelend) tegenover 1279 (waarvan 913 spelend) het jaar ervoor. Vorig jaar is het aantal van 1305 genoemd maar per abuis zijn hier 26 personen die alleen lid zijn van de bond (en niet van AZSV) bijgerekend.
  • Het aantal spelende teams is 75, 7 minder dan vorig jaar. Dit heeft voornamelijk te maken met de voetbalschool.
  • Wilma Schokkin wordt met name genoemd i.v.m. haar inzet voor de voetbalschool.
  • Maar liefst 11 kampioensteams in 2016.

Er wordt een moment stilte gehouden voor de overleden leden: Alie Hendriksen-Stronks,

Johan Rijks, Willemien Diepenbroek-Schepers en Gerard Pasveer.

Verder wordt nog aandacht besteed aan enkele unieke gebeurtenissen van het afgelopen jaar:

  • Anke Vaags die stopt als leidster van Dames-1, zij krijgt van Karin een bloemetje aangeboden namens het bestuur en alle leden als dank voor haar inzet.
  • Bekerfinale Heren 1 tegen HHC.
  • Wim Smees, clubheld van AZSV.
  • Allerlei activiteiten naast het voetbal.
  • Aantal nieuwe (shirt)sponsoren.

Er zijn geen op- of aanmerkingen over het jaarverslag. Deze wordt akkoord bevonden.

  1. Samenvatting financieel jaarverslag 2015/2016 door de penningmeester

Hanno Jansen presenteert het jaarverslag middels een PowerPoint-presentatie. Er was begroot op € 2200,00 verlies, er is een winst gemaakt van € 1600,00. Enkele afwijkingen t.o.v. de begroting : € 7.000,00 meer aan contributie binnengekomen, € 2.000,00 minder aan sponsoren maar opmerkelijk zijn de aanzienlijk hogere kantine-inkomsten van € 17.000,00, dit komt voornamelijk door de bekerfinale(s) en het straatvoetbal die gespeeld werden onder zeer gunstige weersomstandigheden. De voornaamste tegenvallers waren de posten lonen en vergoedingen (niet gebudgetteerde cursuskosten) en accommodatie. Ondanks de milde winter toch een naheffing van gas, water en licht van € 3.000,00. Waarschijnlijk heeft dit te maken met de nieuwbouw : de kachels moesten voluit om alles te laten drogen. Tevens is er meer uitgegeven aan vervoer i.v.m. de lange reisafstanden van een aantal hoog spelende selectieteams. Vanuit de aanwezigen komt de vraag of AZSV wel eens heeft gedacht aan zonnepanelen. Hanno legt uit dat het voor grootverbruikers minder interessant is dan voor particulieren. Hanno geeft aan dat  zowel de balans van AZSV als van de stichting Villekamp er heel netjes uitziet. Wim Drenth vraagt zich af welke gevolgen een bevolkingskrimp heeft voor AZSV. Hanno antwoordt dat er minder inkomsten zullen zijn uit contributie maar dat de huur wel gelijk blijft waardoor er bezuinigd zal moeten worden door bijv. de velden niet in onderhoud te doen en weer op natuurgras te gaan spelen. Martie Balke heeft de vraag hoeveel er jaarlijks wordt afgelost van de lening vd. Rabobank. Hanno geeft aan dat jaarlijks  € 25.200,00 wordt afgelost, het rentepercentage bedraagt 2,9%.

  1. Verslag kascommissie

De kascommissie heeft de boeken bij de penningmeester gecontroleerd en Marijke Somsen deelt mede namens de afwezigen Edwin Hiddink en Colin Somsen mee dat er geen onregelmatigheden zijn ontdekt. Marijke stelt voor om de penningmeester en overige bestuursleden decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. Dit voorstel wordt door de vergadering met applaus ontvangen.

  1. Benoeming leden kascommissie conform artikel 11 lid 3 van de statuten

Wim Esselink stelt zich beschikbaar en wordt door de leden verkozen. Hij zal de plaats van Edwin Hiddink in gaan nemen.  Hanno Jansen gaat verder met de begroting voor 2016/2017. Begroot wordt een winst van € 1.200,00. Enkele aandachtspunten daarbij zijn o.a. de toename van de contributie die per 1 juli is verhoogd i.v.m. de nieuwbouw. Omdat er niet vanuit kan worden gegaan dat er weer een bekerfinale op Villekamp zal plaatsvinden zullen de entree-inkomsten en de kantineomzet  naar verwachting lager zijn. Ook de kantineomzet bij het straatvoetbal zal komend jaar zeer waarschijnlijk niet zo uitzonderlijk hoog zijn als het afgelopen jaar. De huur van de kleedruimtes van st. Villekamp zal aanzienlijk hoger zijn i.v.m. nieuwbouw over een heel jaar. Ook is de ecotax  afgeschaft wat € 3.500,00 scheelt. I.v.m. het bereiken van het KNVB-bekertoernooi ontvangt AZSV € 8000,00 en i.v.m. de degradatie van Dames 1 en de A1 zullen de reiskosten iets lager uitvallen, zij hoeven niet meer zo ver te reizen. Hanno dankt de afwezige Gerrit Heersink voor het controleren van de betalingen. De vergadering stemt in met de gepresenteerde begroting.

  1. Huldiging jubilarissen door Gerben Houwers en Karin Harmsen

25 jaar lid zijn:  R. Veldhuis, S. Rensink, L. Veldhuis, G.C. Hinkamp, R.J.H. Demkes, G.H. Hoopman,  R.A.J. Westerveld, S.W. Kempink, T.G.W. Meinen.

40 jaar lid zijn:  J.H. Obbink, E. Jansen, S.W. Hup, H.M. Pluimers, H. Drenthel.

50 jaar lid zijn:  G.H. Lammers, G.H. Nijman, H.J. Pennings, J. Scholten, G.B. Balke, G.H. Vreeman, Westerveld

Alle aanwezige jubilarissen ontvangen de gebruikelijke herinneringsspeld. De jubilarissen die vanavond niet aanwezig zijn krijgen deze speld toegezonden.

  1. Samenstelling bestuur

Aart Freriks laat via een Powerpoint-Presentatie de structuur van AZSV zien. Hij geeft aan dat er veel mensen binnen AZSV werkzaam zijn maar dat het bestuur momenteel helaas maar uit 3 personen bestaat i.p.v. uit 5 personen. Daarom is het heel fijn dat Hanno en Gerrit hen op financieel vlak nog willen ondersteunen. Het is voor 3 personen nauwelijks te doen om alle commissies aan te sturen waardoor er onvermijdelijk zaken tussen wal en schip vallen. De commissies krijgen te weinig aandacht en de onderlinge communicatie loopt niet waardoor het wederzijds vertrouwen verdwijnt. Er zijn het afgelopen jaar 5 personen benaderd voor de rol van penningmeester maar helaas is men er niet in geslaagd een opvolger voor Hanno te vinden. Ook zijn er diverse andere personen benaderd voor een positie in het bestuur waarbij er uiteindelijk 2 personen bereid zijn gevonden om een aantal maanden mee te lopen, 1 persoon voor ‘Voetbalzaken’ en 1 persoon voor de nieuwe portefeuille ‘Sponsoring en Communicatie’. Helaas zijn beide heren afgehaakt. Het bestuur heeft zich herhaaldelijk afgevraagd  wat de reden daarvan is en daarom is er in december een klankbordsessie gehouden met een dwarsdoorsnee van  AZSV-ers (speler, leider, sponsor, lid van commissie) over hoe nu verder te gaan. Uiteindelijk komt het er op neer dat er hulp van buitenaf nodig is, het bestuur stelt zich daarbij kwetsbaar op maar staat er positief tegenover. In dat verband zijn er een aantal gesprekken gevoerd met Erik Luiten, hij heeft bestuurlijke ervaring en wil  AZSV daarbij helpen. Aart vraagt de aanwezigen om een reactie hierop. Gerben van Lochem geeft aan het een goede zaak te vinden dat er door iemand van buitenaf naar wordt gekeken. Lieuwe Westerterp vindt dat het niet kan op deze manier, hij heeft mede namens de sponsorcommissie zijn mening gegeven en daar wordt nu aan voorbijgegaan zonder overleg. Hij vindt dat er eerst bij de voorzitters van de verschillende commissies  gevraagd moet worden hoe zij er over denken. Hans Deunk reageert met de vraag waarom er weer eerst met de commissies in gesprek moet worden gegaan, wat is er op tegen om het op deze manier te doen? Lieuwe Westerterp antwoordt dat het er mee te maken heeft hoe er tegen de commissies word aangekeken, een stukje respect naar de jongens die nu de kar trekken. Hij wil er verder niet op ingaan en geeft aan dat het bestuur op de hoogte is. Erik Wamelink geeft als voorzitter van de supportersvereniging aan dat zij zich absoluut niet gepasseerd voelen. Geert Klein Entink merkt op dat hij het een moedig voorstel vindt maar dat iemand ook stelling moet kunnen nemen zonder te worden aangevallen. Bennie Lammers vraag zich af waarom er niet wordt nagedacht over een bestuur van 7 personen waarbij er meer verantwoordelijkheid voor de commissies komt. Aart Freriks antwoordt dat zij met 3 personen niet weer met iedereen in gesprek kunnen gaan en dat dat nu juist het probleem is, waar vind je die mensen. Misschien zal de uitkomst wel zijn dat er iemand moet worden aangenomen voor 2 dagen in de week die alles commissies aanstuurt en dat zij het met 3 man aankunnen. Bennie Lammers zegt het zich te kunnen voorstellen dat het als commissie moeilijk is om het bestuur te bereiken wat dan ook weer logisch is met een bestuur van maar 3 personen. Erik Luiten neemt het woord en geeft aan dat het belangrijkste is op welke manier daar invulling aan kan worden gegeven, dat kan alleen maar door het gesprek aan te gaan met de verschillende commissies. Op die manier krijg je een goed beeld hoe het ervoor staat en van daaruit wil hij een voorstel neerleggen. Een feit is wel dat het uiteindelijk overal lastig is om  vrijwilligers te krijgen, daarom is het grote bestuur ook het knelpunt. Erik Luiten wil ook mensen buiten de club vragen mee te denken. Aart Freriks benadrukt nogmaals dat hulp absoluut noodzakelijk is. De aanwezigen reageren positief op dit voorstel. 

  1. Overzicht projecten

– Nieuwbouw/verbouw: Gerben Houwers neemt het woord en laat via een PowerPoint-presentatie de stand van zaken zien.  Het Plan zoals besproken in 2014 is in 3 fasen opgedeeld. Fase 1 is in okt. 2015 afgerond en betrof het koffieverkooppunt naast de tribune, de uitbreiding van d’Olde Schole en de uitbreiding van 6 kleedkamers. Fase 2: hierbij wordt verwacht in februari a.s. al een heel eind te zijn om op te leveren, dit betreft vnl. het blok achter de kantine. Ook is de koffiecorner onder de omroepcabine het afgelopen jaar afgerond. De bouwkosten t/m fase 2 bedragen € 530.000,00. Fase 3: in de planning bij deze fase staan nog 3 kleedkamers, 3 scheidsrechterskleedkamers, 1 ruimte 1e hulp, 2 centrale toiletruimtes, 2 technische ruimtes (installaties etc.) en bergruimte (voor o.m. kleding). Hierbij is realisatie afhankelijk van een aantal geldinzamelingsacties t.w.:

  1. gift
  2. renteloze lening
  3. giftenlening

Afhankelijk van de verwachte opbrengst zullen de voorbereidingen plaatsvinden en hopelijk dat in 2018 deze laatste fase kan worden uitgevoerd. Gerben merkt nog op dat de kosten behoorlijk konden worden gedrukt door het werk van de vele eigen vrijwilligers. Via Herman Navis komt de vraag of het mogelijk is om de omroepinstallatie te verbeteren. Erik Wamelink geeft aan dat het op de agenda van de supportersvereniging wordt gezet maar dat er al vaker naar is gekeken zonder resultaat. Er zal nogmaals aandacht aan worden besteed.

– Kledingplan:

Aart Freriks neemt het woord en geeft aan dat er door Lieuwe Westerterp en de kledingcommissie hard aan is gewerkt, er zijn 2 informatiebijeenkomsten geweest voor de leden waarin werd uitgelegd wat het kledingplan inhoudt. Alle spelende leden krijgen een shirt (1x per 4 jr.), broek (1x per 2 jr.), sokken (1x per jaar) en tas (1x per 4 jr.) in bruikleen waardoor de club een uniforme uitstraling krijgt, uitgifte gebeurt via de kledingcommissie. In de loop van 2017 zal het worden ingevoerd. De kosten voor deze leden zijn eenmalig € 19,20 per jaar,  dit gaat in een aparte pot samen met de  kledingbijdrage van € 0,50 die momenteel in de contributie is verwerkt. Ook de scheidsrechters krijgen een tenue en een tas. Voor dit plan moet € 30.000,00 worden geleend bij de bank, dit zal binnen 3 jaar worden terugbetaald. Aart vraagt de leden om toestemming. Het plan wordt door de vergadering aangenomen. Bernard Deunk vraagt zich af hoe het bij de pupillen gaat omdat zij niet 4 jaar met hetzelfde shirt kunnen doen. Erik Lammers geeft aan dat de uitgifte zal plaatsvinden per team, aan het begin van het seizoen wordt het uitgegeven en aan het eind van het seizoen weer ingenomen. Aart legt uit dat het ook financieel aantrekkelijk is voor de leden omdat er groot wordt ingekocht met korting. Ook over trainingspakken is nagedacht maar het jaarbedrag zou dan aanzienlijk hoger worden. Toch wil hij nog in gesprek gaan met Navis of zij dat tegen gunstige voorwaarden kunnen aanbieden zodat je ook daarin de uniforme uitstraling krijgt. Herman Navis komt met de vraag hoe het met het wassen van de kleding gaat. Aart antwoordt dat het wordt gestimuleerd om het per team te organiseren maar dat het niet kan worden verplicht, vooral voor de pupillen is het lastig omdat zij het tenue vaak al thuis aandoen. Eef Wamelink merkt op dat er zonder overleg rode sokken i.p.v. gestreepte sokken worden ingevoerd. Aart geeft aan dat er bij de informatieavonden geen opmerkingen over zijn geweest, dit is nu eenmaal de kledinglijn, dit model is er niet in het gestreept. Martie Balke vraagt zich af hoe het in dit geval met de shirtsponsoren gaat. Lieuwe Westerterp legt uit dat veel sponsoren de aanschafprijs te hoog vinden, door dit plan gaat de sponsorbijdrage naar beneden waardoor men hoopt meer sponsoren te bereiken. Martie Balke vraagt of de huidige shirtsponsoren ook weer op de nieuwe shirts komen te staan? Lieuwe Westerterp geeft aan dat bijna alle teams met sponsor al de nieuwe shirts hebben. Bij de oude shirts is het afhankelijk van de duur van het contract, de komende jaren zit je nog in een overgangsfase. Bernard Deunk stelt de vraag of deze kleding alleen voor de wedstrijden is of ook voor de training. Aart antwoordt dat het alleen voor de wedstrijden is.

-Communicatie/nieuwe website:

Aart geeft aan dat i.v.m. tijdgebrek en omdat Erwin Wamelink het alleen moest doen er in de 2e helft van dit jaar geen clubblad is uitgekomen. Daarom zijn zij aan de slag gegaan om mensen bij elkaar te krijgen die dit kunnen oppakken, tevens  moet er een nieuwe website komen omdat de software van de huidige website niet meer wordt geactualiseerd. Onder leiding van Folkert Veenstra is er een werkgroep opgericht die uit 6/7  jonge mensen  bestaat, zij gaan ermee aan de slag. Erik Wamelink vraag zich af of het clubblad wel nodig is. Aart meldt dat AZSV wel verplichtingen heeft richting de sponsoren, en dat daarmee zorgvuldig moet worden omgegaan. Aan de andere kant heeft een website veel meer exposure, wordt veel meer bekeken. Als je de website ook nog eens op de tablet of mobiele telefoon kunt bekijken dan kun je de sponsoren veel meer exposure bieden dan alleen een clubblad. Je moet de sponsoren proberen daarin mee te nemen en dat heeft tijd nodig. Dick Graven geeft aan dat hij het jammer vindt dat er nu nog maar 3 Aaltenaren bij AZSV-1 voetballen terwijl  destijds was afgesproken dat het was toegestaan om maar 3 buitenstaanders bij AZSV te laten voetballen om een hoger niveau te bereiken. Hanno legt uit dat er 7 selectiespelers van buitenaf mogen komen en dat zo’n speler na 3 seizoenen bij AZSV te hebben gevoetbald een AZSV-er is. Tevens blijft iedere AZSV-er die naar een BVO gaat een AZSV-er. Aart meldt dat AZSV hiermee echt manoeuvreert binnen de afspraken die toen zijn gemaakt en er twee kanten aan zitten: ook een aantal spelers die hier zijn opgeleid zijn elders gaan spelen! Arjan van Lochem heeft de opmerking dat hij ergens gelezen heeft dat er een 3e divisie komt waarbij zowel zaterdag- als zondagclubs tegen elkaar spelen. Aart geeft aan dat het niet aan de orde is en ook niet interessant is voor AZSV, tegen een zondagclub zullen de wedstrijden om 17.00 zijn wat betekent dat je zou moeten investeren in verlichting voor veld 1.  Indien het wel aan de orde is  wordt het besproken bij een centraal overleg van hoofdklassers en zal  het de leden  worden voorgelegd.

  1. Jubileum 2018

Op 5 juni 2018 bestaat AZSV 70 jaar, Aart vraagt of we hier iets  aan willen/moeten doen en zo ja of iemand ideeën heeft voor dit jubileum. Geïnteresseerden kunnen zich aanmelden bij Karin Harmsen.  

  1. Rondvraag

Er zijn geen vragen.

  1. Sluiting

Aart Freriks sluit om 22.30 de vergadering en bedankt iedereen voor de aandacht


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *